Paso 2: SALONES DE RECEPCIONES: ¿Qué debo exigir?
Muy bien, luego de elaborar nuestra lista de Tareas Urgentes y Muy Urgentes, avanzamos hacia el segundo paso; la elección del Salón de Recepciones adecuado. A estas alturas ya existe un comité de Aula elegido por los padres de familia del aula en promoción; empieza la tarea de buscar presupuestos y opciones para nuestra fiesta.
¿Por dónde empezar?, en primer lugar debemos definir ¿qué es lo que buscamos? ¿ Cúanto dinero hemos ahorrado? ¿Cúanto estamos dispuestos a pagar?. Luego debemos hacer una lista de los locales recomendados, conocidos y nuevos, una vez tengamos la información recabada visitaremos cada uno y solicitaremos presupuestos.
Pero, ¿qué es lo que debemos exigir?.
SEGURIDAD. En nuestro mercado local existe una variedad de ofertas de salones, auditorios, centros de convenciones, hoteles, restaurantes, pollerías entre otros, con distintas infraestructuras, tamaños y ubicaciones; entonces debemos optar por el que nos brinde "instalaciones seguras", es decir que se encuentren equipados con extintores, vías de escape y señalización adecuada. Además, debemos tener en cuenta que en el nivel de educación inicial los niños son muy inquietos, por lo tanto es recomendable que el local elegido se ubique en un primer piso, así evitaremos accidentes y caídas. Si la promoción es de nivel primario o secundario podemos pasar por alto esta observación.
UBICACION Y COMODIDAD. Si optamos por un salón de recepciones cuya ubicación es céntrica, la movilidad y el acceso serán más sencillos; pero si optamos por un salón ubicado en un distrito alejado, debemos adjuntar al parte de invitación de la fiesta un plano de guía para el acceso de los padres e invitados, asimismo les recomendamos la contratación de movilidad para abaratar los costos del traslado de los alumnos e invitados.
ESPACIO: El salón debe contar con área adecuada para la distribución de las mesas de alumnos, profesores, autoridades e invitados, área de baile, espacio para circulación del personal de atención, así como un área adecuada para la realización de la ceremonia de graduación, de esta forma los padres podrán apreciar cómodamente, los actos protocolares, bailes y shows que se presentarán. Recuerden que existen salones de recepciones que ofrecen infraestructuras modernas pero cuya capacidad es muy limitada o cuentan con varios niveles de pisos que atienden eventos en forma simultánea, dificultando el ingreso, privacidad y sonido de nuestro propio evento.
REFERENCIAS. Es importante que realicemos un sondeo entre nuestros conocidos, amigos y familares con respecto al salón que queremos elegir, no existe mejor recomendación que la de un cliente satisfecho.
EQUIPAMIENTO. El salón debe contar con equipos modernos de sonido, iluminación, micrófonos, mesas, sillas, menaje, mobiliario etc, que se ajusten a nuestras expectativas y requerimientos, por lo que debemos solicitar ver fotos, videos e imágenes de eventos anteriores, así como asistir a eventos similares organizados en el salón que deseamos contratar, con la finalidad de verificar que la decoración, mobiliario y menaje sea la que nos han ofrecido.
PAQUETES COMPLETOS La tendencia actual es que todo salón de recepciones ofrezca una serie de opciones que se ajusten a los requerimientos del cliente, por lo tanto armarán paquetes con todos los servicios incluidos como catering, tortas de promoción, filmación, buffets, personal de atención a mesas, maestros de ceremonias, shows de hora loca entre otros; de esta forma se le ahorra tiempo, dinero y trabajo a los clientes. Sin embargo, es necesario que se consulte por los proveedores de los servicios de cada salón, a través de degustaciones y muestras de sus trabajos, recuerden que ustedes son los clientes y deben estar completamente informados para tomar una decisión definitiva.
LO BARATO SALE CARO. Si bien es cierto que la intención del comité de aula y de los padres de familia es poder disfrutar de todos los servicios necesarios para llevar a cabo nuestra Fiesta de Promoción a un buen precio, eso no significa que sean precios irrisorios e irreales, que lo único que garantizan es que los servicios contratados sean de pésima calidad y presentación. Les recomendamos que busquen distintas opciones y elijan un precio promedio que se ajuste a su presupuesto y expectativas, de esta forma les garantizarán calidad y puntualidad..
Nuestro siguiente post Paso 3 : Tortas de Promoción
