¿Cómo organizar mi Fiesta de Promoción? : Paso 1. Lista de Muy Urgentes.

           Se acerca la tan esperada  Fiesta de Promoción,   han pasado los años  en un abrir y cerrar de ojos e irremediablemente nuestros pequeños se graduarán del nivel inicial o primario, finalizando así  una etapa que nos deja llenos de gratos recuerdos. Nos  sentimos muy ilusionados con los preparativos, pero a la vez  abrumados por todo lo que “hay que hacer y pagar”.

 

         Tanto  padres como tutores se enfrentan ante  las mismas dudas, preguntas e incertidumbres: ¿Dónde hacer la fiesta de promoción? ¿Cómo elegir el local adecuado? ¿Cómo elaborar un presupuesto completo  y económico? ¿Cuánto deberá aportar cada padre de familia? ¿Qué proveedores necesitamos? ¿Es mejor contratar todos los servicios en un mismo lugar o hacerlo por separado? ¿Qué tipo de torta debemos pedir? ¿Dónde adquirir los vestidos y/o ternos para los pequeños? ¿Qué show es recomendable?, entre otras miles de dudas que trataremos de absolver.

         En primer lugar, tenemos que  guardar la calma y respirar hondo, recuerden que ante la desesperación, improvisación  y desconocimiento, se pueden tomar decisiones  erróneas o  podemos ser estafados. Ya se inició el año escolar, por lo que nos enfrentamos a una lucha feroz contra el tiempo, además debemos tener en cuenta que  los salones de recepción, servicios de catering, tortas, shows, diplomas  etc., deben ser contratados con un  adelanto de dinero y   con meses e incluso un año de anticipación.

         Una vez que los padres de familia del aula en promoción  han elegido a sus representantes en el Comité de Aula,  se inicia formalmente el  arduo trabajo de Organizar nuestra Promoción. A partir de este momento, el sufrido y muchas veces poco reconocido comité asumirá toda la responsabilidad en las decisiones, evaluación de propuestas, contratos,  recolección de cuotas, pagos a los proveedores, cumplimiento de  contratos, rendición de cuentas y/o balances. Recomendamos que en esta etapa y con el apoyo permanente del Tutor/a del aula, se elabore una lista de todo lo necesario para nuestra Promoción; una a una  iremos detallando las recomendaciones y exigencias que debemos considerar en cada paso.

Paso 1 : Elaborar nuestra Lista de Tareas Muy Urgentes, Urgentes y Próximas.

Paso 2:  Buscando Salón de Recepciones: ¿Qué debemos exigir?   

·       Capacidad, Ubicación, Seguridad y Equipamiento.

·         Servicio de alimentación: opciones

·         Servicio de Buffet: opciones, presentación y decoración de la mesa de buffet.

·         Decoración del salón: temática, colores y diseños.

·         Personal de Atención: Mozos, Azafatas, Maestro de Ceremonia, Disjockey.

·         Servicios adicionales.

Paso 3: Selección de Tortas.

·         Tipos de kekes, diseños, modelos, pesos y medidas oficiales.

·         Tortas individuales por alumno.

·         Tortas por pisos.

·         Cupcakes.

Paso 4: Selección de Fotógrafo y Filmación.

·         Tipos de trabajo digital.

·         Visualización de muestras.

·         Ediciones y música de fondo.

Paso 5: Selección de Invitaciones y/o partes.

·         Modelos y diseños.

·         Descripción del contenido.

.Paso 6: Selección de Show infantil, Hora Loca y  Cotillón.

·         Personajes recomendables

·         Descripción del show, números y bailes.

·         Cotillón.

Paso 7:  Alquiler de Togas.

Paso 8:  Selección de Diplomas, Anuarios de Promoción.

Paso 9:  Compra y/o Renta de Vestidos y/o Ternos, Zapatos y Accesorios.

·         Diseños exclusivos.

·         Diseño seleccionado para todas las niñas de la promoción.

·         Combinación de accesorios.

·         ¿Comprar o alquilar?

Paso 10: Compra de Orquídeas, Velas ó  Coursages.

Paso 11: Separación de servicios de Peinado, maquillaje, manicure y pedicure.

Paso 12: Compra de obsequios para los alumnos y tutor/a.

Paso 13: Contratación de coreógrafos para los ensayos de Bailes de los Alumnos.

Paso 14: Compra de placas recordatorias para el colegio y/o tutores.

Paso 15: Selección de los Padrinos de Promoción.

 

         Nuestra lista de tareas, tips y sugerencias es la recopilación de  información, vivencias y experiencias compartidas  con padres, tutores y alumnos durante 7 años organizando y atendiendo “Fiestas de Promoción”,  esperamos les resulte útil y de fácil seguimiento.  Nuestra siguiente publicación Paso 2: Buscando Salones de Recepción. ¿Qué debo exigir?